この記事では、受け取った書類を請求QUICKに保存するときの大まかな流れを解説します。
取引先から書類を受け取る方法は大きく分けて2種類あり、請求QUICKで発行した受信用メールアドレス・URLで受け取る場合と、紙媒体や自社メールアドレスで受け取る場合に分けてご紹介します。
請求QUICKで発行した受信用メールアドレス・URLで受け取る場合
1. まず、書類の受取用アドレス（メール／URL）を発行します。
請求QUICKトップページ中段左側の［設定］をクリックし、［マスタ］の［書類の受信用アドレス］をクリック。
2. 「書類の受信用アドレス」一覧画面が開いたら右上の【作成】をクリック。
「書類の受信用アドレス作成」画面で必要事項を記入して、最下段の【保存】ボタンをクリックします。
書類の受信用アドレス・URLを作成・変更・削除する
3. 取引先からメール・URLにて書類を送付いただきます。
4. 取引先から送付された書類を確認するために、画面トップのメニューバーで［受信］をクリック。
「受信トレイ」が開いたら、書類が到着したか確認してください。新着データは［未処理］に振り分けられます。
しばらく待っても新着メールが届かない場合は、以下の方法をお試しください。
- 方法1：【新着メール確認】ボタンを再度押下する
- 方法2：一時的に他画面に遷移したのち、当該画面に戻る
5. ［未処理］の書類データを保存して［処理済み］にします。（処理済みになると「処理状況」の列に［処理済み］と明記されます。）
詳しい手順は「直接請求QUICKで受け取った請求書を確認して保存する」で確認してください。
6. 保存した書類は、「書類保管メニュー」の一覧書類に表示されます。
書類詳細画面で【編集】をクリックし、書類データの必要項目を登録。
画面右下の【保存】ボタンをクリックすると完了です。
これで、受信用メールやURLで書類を受け取った際の保存が完了です。
おつかれさまでした！
紙媒体や自社メールアドレスで受け取る場合
1. 紙媒体の書類が送られてきたらスキャナ保存してデータ化します。自社のメールアドレスに送られてきたデータはダウンロードしてください。
2. 請求QUICKトップページの［書類管理］をクリックし、書類一覧ページでデータを請求QUICKに【アップロード】します。
受け取った請求書をアップロードする
3. アップロードした書類の書類詳細画面で【編集】をクリックし、書類データの必要項目を登録。
画面右下の【保存】ボタンをクリックすると完了です。
これで、紙媒体や自社メールアドレスで書類を受け取った際の保存ができました。
おつかれさまでした！