請求書や発注書などの書類は、これまでは紙で保存する必要がありましたが、電子帳簿保存法(電帳法)によって電子保存が認められました。
この記事では、電帳法が定める書類保存のルールと合わせて、請求QUICKで書類データを保存する場合に必須登録となる書類の「種別」の登録・変更・削除方法を解説します。
「書類保管」で書類データを絞込み検索する際などにも便利に使えます。
電帳法の書類保存ルール
重要書類と一般書類とは
電帳法では重要書類と一般書類で区別されています。
重要書類の方が一般書類よりも保存要件が厳しく定められています。
重要書類
資金や物の流れに直結 ・ 連動する書類のこと。
(例)契約書・請求書・領収書・納品書 など
一般書類
資金や物の流れに直結 ・ 連動しない書類のこと。
(例)注文書・検収書・見積書 など
電帳法の保存要件とは
書類の保存要件は、重要書類と一般書類で異なります。
保存要件 | 重要書類 | 一般書類 |
入力期間の制限 |
【速やか方式】 【業務処理サイクル方式】 ただし、国税関係書類の受領等から入力までの事務処理に関する規定を定めている場合に限る |
【適時入力方式】 ただし、速やか方式・業務処理サイクル方式でも可能 |
解像度 | 200dpi以上 | |
カラー画像の読み取り | 赤・緑・青それぞれ256階調(約1677万色)以上 | グレースケールでも可 |
タイムスタンプ付与 | 入力期間内に、タイムスタンプを入力単位ごとに電磁的記録の記録事項に付す | |
解像度・階調情報の保存 |
読み取り時の解像度、階調及び書類の大きさに関する情報を保存する | 不要 |
ヴァージョン管理 | 訂正・削除をおこなった場合にその内容を確認できる電子計算機処理システム又は訂正・削除を行うことができない電子計算機処理システムを使用する | |
入力者等情報の確認 | 記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者の情報を確認できるようにする | |
帳簿との相互関連性の保持 | 書類の記録事項と、それに関連する国税関係帳簿の記録事項との間の関連性を確認できるようにする | |
見読可能装置の備付け等 |
(1)14インチ(映像面の最大径が35cm)以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、操作説明書を備付ける (2)電磁的記録を以下の状態で速やかに出力できるようにする |
白黒階調による保存の場合、ディスプレイ及びプリンタはカラー対応である必要はない |
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け | 電子計算機処理システムの概要を記載した書類、そのシステムの開発に際して作成した書類・操作説明書・電子計算機処理・電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類を備え付ける | |
検索機能の確保 | 記録事項について次の要件による検索ができる (1)取引年月日、取引金額、取引先での検索 (2)日付又は金額の範囲を指定した検索 (3)2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索 |
請求QUICKでは上記のルールを考慮したうえで、電帳法判定をおこなっています。
書類の種別を登録する
書類の種別の登録では、電帳法に関係する重要書類・一般書類、入力方式などの設定がおこなえます。
1. 請求QUICKトップページの中段左側にある[設定]ボタンをクリック。
左側メニューの[マスタ]で[書類]を選択します。
2. 「書類」一覧ページが開いたら、右上にある【作成】をクリック。
3. 「書類作成」画面が表示されたら、「書類名」などを設定します。
各項目の詳細は以下の表を参照してください。
設定項目 | 設定内容 |
管理No. |
書類ごとの固有番号 |
区分 |
重要度の区分 |
入力方式 ※1 |
入力の方式を選択 |
入力期間 |
書類を受領した日から起算した入力期間を設定 |
重要書類か、一般書類かによって設定内容が異なります。
保存要件は本記事電帳法の保存要件とはをご確認ください。
■速やか方式
書類授受日から最長7営業日までに請求QUICKにデータ保存が必要です。(0〜7営業日までで設定可)
■業務処理サイクル方式
授受日から最長で以下のどちらかの日付までにデータ保存が必要です。
- 2ヶ月+7営業日(0〜2ヶ月、0〜7営業日までで設定可)
- 67日(0〜67日までで設定可)
入力期間なし
「速やか方式」、「業務処理サイクル方式」を選択する場合は事前に「休日設定」をおこなうようにしてください。
4. 設定が完了したら、画面左下の【保存】をクリックします。
5. 画面上部に「保存しました」と表示されます。
これで書類の種別を登録できました。
おつかれさまでした!
書類の種別を変更する
1. 請求QUICKトップページの中段左側にある[設定]ボタンをクリック。左側メニューの[マスタ]で[書類]を選択します。
2. 「書類」一覧画面上部の[絞込み]をクリック。
※該当の種別が見つかれば、ここは飛ばして 工程4. に進んでください
3. 「絞込み」設定画面でキーワードや区分を入力したら、右下の【絞込み】をクリックします。
4. 変更したい書類種別が表示されたら、該当の行をクリック。
5. 該当書類の詳細画面が表示されたら該当箇所を変更して、左下の【保存】をクリックします。
6. 画面上部に「保存しました」と表示されます。
これで書類の種別を変更できました。
おつかれさまでした!
書類の種別を使用不可にする
書類の種別を使用不可にする方法は、一覧画面から設定する方法と、詳細画面で内容を確認してから設定する方法があります。
詳細画面から使用不可にする
1. 請求QUICKトップページの中段左側にある[設定]ボタンをクリック。
左側メニューの[マスタ]で[書類]を選択します。
2. 内容を確認してから使用不可に設定したいときは、登録済みの「書類」一覧画面で該当する書類の種別をクリックします。
3. 選択した書類種別の詳細画面が表示されたら画面をスクロールアップして、[使用不可にする]にチェック(解除の場合はチェックを外す)、【保存】をクリックします。
「保存しました」と表示されます。
これで、書類の種別を使用不可(使用可能)にできました。
おつかれさまでした!
一覧画面から使用不可にする
1. 請求QUICKトップページの中段左側にある[設定]ボタンをクリック。
左側メニューの[マスタ]で[書類]を選択します。
2. 書類種別の内容を確認せずに使用不可にする(使用可能に戻す)場合は、 該当する書類の種別をチェックし、画面最下段の[…]をクリック。 プルアップメニューから[使用不可にする]([使用可能に戻す])を選択してください。
3.「〇件の書類を使用不可にしました」と表示されます。
これで、書類の種別を使用不可にできました。
おつかれさまでした!
書類の種別を削除する
書類の種別を削除する方法は、一覧画面から削除する方法と、詳細画面で内容を確認してから削除する方法があります。
■受領した書類に使用されている種別は削除できません。「使用不可」の設定をご利用ください。
詳細画面から削除する
1. 請求QUICKトップページの中段左側にある[設定]ボタンをクリック。
左側メニューの[マスタ]で[書類]を選択します。
2. 内容を確認してから削除したいときは、登録済みの「書類」一覧画面で該当する書類の種別をクリックします。
3. 選択した書類種別の詳細画面が表示されたら、画面最下段の[…]をクリックし、プルアップメニューで[削除]を選択します。
4.「書類を削除します。よろしいですか?」と表示されたら、右下の【削除】をクリック。
5.「書類を削除しました」と表示されます。(ここでいう「書類」とは「書類の種別」の意味です。)[OK]をクリックすると書類の種別一覧画面に戻ります。
これで、書類の種別を削除できました。
おつかれさまでした!
一覧画面から削除する
1. 請求QUICKトップページの中段左側にある[設定]ボタンをクリック。
左側メニューの[マスタ]で[書類]を選択します。
2. 書類種別の内容を確認せずに削除する場合は、 該当する書類の種別にチェックを入れて、画面最下段の[…]をクリック。 プルアップメニューから[削除]を選択してください。
3.「書類を削除します。よろしいですか?」と表示されるので、右下の[削除]をクリックします。
4.一覧画面上部に「〇件の書類を削除しました」と表示されます。
これで、書類の種別を削除できました。
おつかれさまでした!