この記事では、取引先からさまざまなかたちで送付される請求書(書類)の受け取り方、請求QUICKへの保存方法を解説します。
■紙の請求書(書類)の場合は、スキャン後にアップロードすれば読み取り機能を利用することが可能となります。
1. 郵送(紙の請求書)で受け取った場合
紙の請求書が郵送されてきたら、スキャナーでの読み込み、またはスマートフォン等で撮影をして、請求QUICKにアップロード・登録します。手順は以下のとおりです。
1. 請求QUICKトップページの[書類管理]をクリック。
2. 書類管理一覧ページが開いたら、画面右上の【アップロード】をクリックします。
3. 書類のアップロード画面が開いたら、点線枠内に受け取った請求書ファイルをドラッグアンドドロップするか、枠内の[ファイルを選択]をクリックして該当ファイルを選択してください。
■領収書や見積書、注文書などの書類も同じ手順でアップロードして保存できます。
4. ファイル名が反映されたら、画面右下の【書類情報の登録に進む】をクリック。
5. 書類情報の登録画面が開きますので、アップロードする書類の4項目を登録します。
設定項目 | 設定内容 | 設定方法 |
授受方法 | 紙(スキャナ保存)・電子データ(電子取引)から選択 | 項目の右側にある[v]をクリックしてプルダウンメニューから該当するものを選択 |
書類名 | 請求書・契約書など書類マスタで登録している内容 | |
授受者 | 請求書を受領した自社ユーザーの名前を選択 | |
授受日 | 請求書を受領した日付 | 日付に直接上書きするか、カレンダーアイコンをクリックして指定する |
■[書類名][授受者]はあらかじめマスタ登録しておく必要があります。
書類名の登録はこちら … 書類の種別を登録・変更・削除(使用不可に)する
授受者の登録はこちら … 自社ユーザーの基本情報を登録・削除する
■複数の書類を一度にアップロードするときは「一括選択」もできます。
6. 情報を登録したら、画面右下の【アップロード】をクリック。
7. アップロードしたファイルが「書類管理」内に保管されて、一覧画面の上部に「書類をアップロードしました」と表示されます。
受け取った請求書をアップロードする
これで請求書を登録保存できました。
おつかれさまでした!
2. メール(電子ファイル)で受け取った場合
■この操作はユーザーに「書類管理」の「編集」権限が必要です。
メールでファイルを受け取った場合は以下のように登録してください。
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メールの添付ファイルをパソコンへダウンロードして保存
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郵送(紙の請求書)で受け取った場合の[3]以降の手順と同様に、請求QUICKにアップロードし保存
3. 自動受信(アップロード)で受け取った場合
専用のメールアドレスで自動受信したとき
専用のメールアドレスで受け取った請求書ファイルは、請求QUICKに自動でアップロードされます。
アップロードされた書類は確認後、保存する必要があります。大まかな流れは以下のとおりです。
1. 書類受取用の専用メールアドレスを発行します。
書類の受信用アドレス・URLを作成・変更・削除する
2. 取引先に請求QUICK専用のメールアドレスを伝えて、書類を送付してもらいます。
3. 請求QUICKに自動保存された書類を確認して登録保存します。
直接請求QUICKで受け取った請求書を確認して保存する
これで専用メールで受信した書類を登録保存できました。
おつかれさまでした!
専用のURLアップロードで自動受信したとき
1. 書類受取用の専用URLを発行します。
書類の受信用アドレス・URLを作成・変更・削除する
2. 取引先に請求QUICK専用のURLを伝えて、書類をアップロードしてもらいます。
3. 請求QUICKに自動保存された書類を確認して登録保存します。
直接請求QUICKで受け取った請求書を確認して保存する
これで、専用URLアップロードで受信した書類を登録保存できました。
おつかれさまでした!