請求書などの証憑書類を保存した際、電帳法に対応した形式で保存できているか判別が可能です。
この記事では、保存した書類の電帳法判定が「△」「×」の場合の対応方法について解説します。
「△」「×」の場合でも保存内容を変更することで「○」に更新が可能です。
紙データの場合、電帳法判定が「×」だと原本の保管が義務付けられています。
電帳法判定の保存要件については「書類の種別を登録・変更・削除する」の記事をご確認ください。
電帳法判定が「△」「×」になる原因と確認方法
請求書データを保存した際、「△」「×」になる原因は電子データ・紙データによっても異なりますが、大きく分けて3つあります。
- 取引先情報が未入力
- ファイル情報が未入力 ※紙データ（スキャナ保存）の場合のみ
- 書類の保存期限が過ぎている ※紙データ（スキャナ保存）の場合のみ
保存した書類の電帳法判定「○」「△」「×」に関して
保存した書類がなぜ電帳法判定で「△」「×」になったかの原因は、書類の詳細で確認可能です。
1. 請求QUICK トップページ右上の［書類管理］をクリック。
2. 書類の一覧が表示されたら、エラー内容を確認したいデータを選択します。
3. 書類の詳細画面上部にアラート内容が記載されています。
アラートを確認したら、原因に対して対応をおこなってください。
それぞれの対応方法は以下で説明します。
取引先情報が未入力
取引先情報が未入力の場合、「取引情報」に未入力の項目があります。というアラートが表示されます。以下の手順で対応してください。
1. 請求QUICK トップページ右上の［書類管理］をクリック。
2. 書類の一覧が表示されたら、エラー内容を確認したいデータを選択します。
3. 書類の詳細画面上部の［編集］ボタンをクリック。
4.取引情報を入力します。各項目の詳細は以下の表を確認してください。
| 項目名 | 内容 |
| 取引先 | 登録済みの取引先を選択 ※1 （取引先が登録されていない場合は、［新規］を選択して、新しく取引先を登録できます。） |
| 取引日 | 取引をおこなった日付を入力 |
| 取引額（税込） | 保存した書類の取引額（税込）を入力 |
| 取引額（税抜） | 保存した書類の取引額（税抜）を入力 |
取引先の基本情報を登録・変更・削除（使用不可に）する
5. 取引情報の入力が終わったら右下の【保存】ボタンをクリックします。
一覧画面に戻って電帳法判定が「○」になっていたら完了です。
ファイル情報が未入力
紙データ（スキャナ保存）の場合にファイル情報が適正に取り込めず、電帳法（スキャナ保存）の要件を満たしていない可能性があります。
「ファイル情報」をご確認ください。というアラートが表示されます。以下の手順で対応してください。
1. 書類の詳細ページを開く手順は取引先情報が未入力の手順1.〜2.を確認してください。
2. 書類の詳細画面を開いたら、上部の［編集］ボタンをクリック。
3.ファイル情報を入力します。各項目の詳細は以下の表を確認してください。
| 保存要件 | 詳細 | |
| 解像度（水平・垂直） |
どちらかもしくは両方が200dpi以上 |
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| 解像度が不明 | 解像度が不明の場合はチェックします。 ※解像度が不明のファイルは「用紙サイズ」と「画素数」を入力することで電帳法の判定をします。 |
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| 階調（ビットの高さ） |
重要書類の場合は24bit以上（カラーのみ） |
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| 用紙サイズ | 解像度が読み取れなかった場合に「解像度が不明」にチェックを入れ、入力します。 用紙サイズを選択すると幅・高さが自動でセットされます |
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画素数 |
解像度・階調が読み取れなかった場合に「解像度が不明」にチェックを入れ、入力します。 ※画素数は画像ファイルの プロパティー>詳細 から確認可能です。 |
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［解像度が不明］にチェックを入れ、実際の［用紙サイズ］と［画素数］を入力して保存してください。
書類の種別を登録・変更・削除（使用不可に）する
4. 取引情報の入力が終わったら右下の【保存】ボタンをクリックします。
一覧画面に戻って電帳法判定が「○」になっていたら完了です。
書類の保存期限が過ぎている
紙データの場合、書類の保存期限は書類の授受日と書類アップロード日が自社で設定している期間内である必要があります。
保存期限を過ぎてからのアップロードはデータ修正での対応はできず、紙の原本を保存しておく必要があるため、注意してください。
保存期限を超過している場合はデータ修正での対応はできませんが、いくつか設定があるため、紙データのアップロード時にアラートが頻発する場合は正しく設定できているかどうか確かめましょう。
入力期間を正しく設定できているかどうか
書類の詳細画面の保存期限は、授受日から登録されている入力期間で自動計算しています。
入力期間の設定は書類の種別でおこなっているため、正しく登録されているか確認しましょう。
書類の種別を登録・変更・削除（使用不可に）する
休日を設定しているかどうか
入力期間を正しく設定できているかどうかで設定する日数は「営業日」です。
ただし、自社の休日を設定していない場合は休日も含んだ日数で計算しています。
土日などの定休や、お盆休み、年末年始休暇などが正しく設定されているか確認しましょう。
休日の設定を登録・変更・削除する
以上で対応は完了です。
おつかれさまでした！